POLITICA DE CONFIDENTIALITATE A ASOCIATIEI MONUMENTUM

Cuprins

  1. Introducere
  2. Definitii
  3. Principiile prelucrarii
  4. Scopul colectarii
  5. Datele si scopurile cele mai frecvente ale prelucrarii
  6. Drepturile persoanei vizate
  7. Abonare la Newsletter
  8. Transferul datelor cu caracter personal
  9. Modificari aduse prezentei politici
  10. Contact
  1. Introducere

    Principalul scop al Regulamentului European 2016/679 privind protectia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date ("Regulamentul") consta in cresterea nivelului de protectie a datelor personale si crearea unui climat de incredere care sa permita fiecarei persoane controlul asupra propriilor date.

    Prezenta politica de confidentialitate se aplica datelor cu caracter personal pe care Asociatia Monumentum le colecteaza sau prelucreaza atunci cand o persoana viziteaza site-ul Asociatiei Monumentum, precum si in derularea activitatii Asociatiei Monumentum.

    Asociatia Monumentum prelucreaza datele cu caracter personal ale voluntarilor care presteaza activitatea in prezent, dar si ale acelora care au prestat activitate in trecut, ca parte a activitatii zilnice necesara pentru desfasurarea activitatii.

    Asociatia Monumentum prelucreaza datele cu caracter personal pe care le colecteaza in conformitate cu Regulamentul European.

  2. Definitii

    • Consimtamant - al persoanei vizate inseamna orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc (fiind exclusa inactiunea, aceasta neputand fi interpretata drept consimtamant), ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate.
    • Date cu caracter personal - inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila ("persoana vizata"); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
    • Operator - inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
    • Persoana vizata – reprezinta orice persoana fizica ale carei date cu caracter personal sunt prelucrate in cadrul activitatii desfasurate de Asociatia Monumentum.
    • Persoana imputernicita de operator - inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului.
    • Prelucrare – inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.
    • Asociatia Monumentum – include și partenerii asociației care sunt autorizați să acțiuneze în numele asociației.
  3. Principiile prelucrarii

    Colectarea datelor personale se face numai in scopuri specificate, explicite si legitime si datele nu vor fi procesate mai departe intr-o maniera incompatibila cu acele scopuri.

    Colectarea datelor personale va fi adecvata, relevanta si limitata la informatiile necesare scopului procesarii.

    Datele personale vor fi corecte si, acolo unde este necesar, actualizate.

    Se vor lua toate masurile necesare pentru a se asigura ca datele incorecte sunt sterse sau corectate fara intarziere.

    Datele personale vor fi pastrate intr-o forma ce permite identificarea persoanei vizate si pentru o perioada nu mai lunga decat cea in care datele personale sunt procesate, cu exceptia situatiilor impuse de lege in care pastrarea ar putea fi necesara si ulterior.

    Toate datele personale vor fi pastrate confidential si stocate intr-o maniera ce asigura securitatea necesara.

    Datele personale nu vor fi distribuite persoanelor terte decat in cazul in care este necesar in scopul oferirii de servicii conform acordurilor.

    Persoanele vizate au dreptul de a solicita accesul la datele personale, rectificarea si stergerea acestora, impotrivirea sau restrictionarea de la procesarea datelor cat si dreptul la portabilitatea datelor.

    De asemenea, prelucarea datelor cu caracter personal poate fi efectuata si in baza consimtamantului acordat, inainte de momentul prelucrarii cu privire la:

    • Folosirea fotografiilor si a clipurilor video ale voluntarilor in diferite publicatii, pe website-ul Asociatiei Monumentum si pe paginile de social media ale Asociatiei Monumentum;
    • Folosirea datelor de contact pentru comunicarile de marketing direct in activitatile de strangere de fonduri;
  4. Scopul colectarii

    • Oferirea serviciilor de voluntariat, incepand cu procesul aplicarii/inscrierii voluntarilor, desfasurarea activitatii de voluntariat;
    • Asigurarea securitatii la sediu si in locatiile unde Asociatia Monumentum desfasoara activitate: monitorizarea accesului la sediu, supraveghere video;
    • Oferirea/asigurarea serviciilor medicale;
    • Administrarea si organizarea activitatii: administarea inscrierilor voluntarilor si a altor documente necesare inceperii activitatii, pregatirea rapoartelor si statisticilor, implementarea politicilor, arhivare, evaluarea calitatii serviciilor, intocmirea fiselor de evaluare;
    • Comunicare: pastrarea contactului cu voluntarii/beneficiarii;
    • Organizarea de activitati de strangere de fonduri si/sau alte evenimente similare (ex: spectacole, concerte, etc), inclusiv comunicare de marketing cu privire la astfel de activitati;
    • Solutionarea disputelor;
  5. Datele si scopurile cele mai frecvente ale prelucrarii

    • Date cu caracter personal privind identificarea si de contact: nume, prenume, numar de telefon, serie, numar si valabilitate carte / buletin de identitate, pasaport sau legitimatie de sedere temporara in Romania, CNP, adresa domiciliu, adresa de e-mail, date bancare;
    • Date de autentificare si acces: e-mail, legitimatii, date despre locatie, alte identificatoare on-line, etc;
    • Fotografii si videoclipuri;
    • Informatii tehnice (adresa IP, device-ul utilizat pentru vizitarea site-ului);
    • Date demografice (data nasterii, adresa postala);
    • Date de logare in cont (username si parola);
    • Date despre comportamentul online si preferintele dvs: adresa dvs de IP a dispozitivului dvs mobil si/sau a computerului dvs, paginile pe care le vizitati in site-ul nostru;
    • Date referitoare la interesele si nevoile dvs: de exemplu atunci cand completati un sondaj de opinie sau sunati la centrul nostru de relatii cu clientii.

    Datele cu caracter personal colectate de Asociatia Monumentum sunt in general furnizate direct de catre voluntari. In alte cazuri, acestea pot fi colectate de la terte parti cum ar fi: medicul, autoritati publice, etc.

    Mentionam faptul ca exista anumite categorii de date cu caracter personal imperios necesare pentru inscrierea voluntarului.

    Astfel de categorii de date sunt inscrise in formularul de inscriere si in contractul de voluntariat. Toate categoriile de date obligatorii pentru inscriere sunt aduse la cunostinta dvs.

    Datele cu caracter personal pot fi prelucrate si ca urmare a unei obligatii legale in sarcina Asociatiei Monumentum (spre ex: asigurarea pazei, monitorizare video).

    Datele cu caracter personal pot fi prelucrarate pentru realizarea unei sarcini in interes public; luand in considerare ca Asociatia Monumentum oferita servicii de voluntariat, parte semnificativa din operatiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal este strict legata de scopul specificul asociatiei (e.g. necesitatea incheierii unui contract de voluntariat in scris, examen medical, etc.).

    Referitor la prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal, respectiv datele referitoare la starea de sanatate, Asociatia Monumentum prelucreaza astfel de data in urmatoarele temeiuri:

    • Necesitatea protejarii voluntarilor in scopul medicinii preventive, al diagnosticarii si a asigurarii de ingrijiri medicale sau de tratament;
    • Prelucrarea este necesara din motive de interes public major, in temeiul legislatiei europene si/sau nationale, in special in situatiile in care Asociatia Monumentum trebuie sa evalueze capacitatea de munca a unui voluntar si sa adapteze activitatile la posibilitatile speciale ale unui voluntar;
  6. Divulgarea datelor

    Vom partaja partea necesara din datele dumneavoastra personale numai in masura in care sunt necesare si numai urmatoarelor categorii de terti:

    1. societati care ne ofera produse si servicii (imputerniciti), cum ar fi:

      1. agentii media, cu ar fi cele care organizeaza campanii promotionale si cele care administreaza pagina de internet;
      2. servicii internet: analize, publicitate;
      3. furnizori de sisteme IT si furnizorii de servicii de asistenta aferenti, inclusiv arhivarea de emailuri, furnizorii de servicii de telecomunicatii, realizare copii de rezerva si recuperare in caz de dezastru, servicii de securitate informatica, instrumente on-line, furnizori de gazduire server; agentii de infrastructura (terti care gestioneaza newsletterul primit prin email, marketing prin SMS sau alte feluri de marketing);
      4. parteneri care desfasoara activitati de fundraising/promovare;
    2. Companii implicate in operarea paginii noastre de internet;
    3. Alte parti cum ar fi autoritatile si institutiile publice, contabilii, auditorii, avocatii si alti consilieri profesionali externi, in cazul in care activitatea acestora necesita cunoasterea acestora sau in cazul in care legea ne impune sa le divulgam, furnizori de servicii de curierat.

    Asociatia Monumentum divulga datele cu caracter personal numai acelor membri, personalului si colaboratorilor, care sunt autorizati sa acceseze datele cu caracter personal, in principal, pentru desfasurarea activitatii de voluntariat.

    De asemenea, vom divulga informatiile dumneavoastra personale unor terti:

    1. In cazul in care ne solicitati sau ne dati acordul in acest sens;
    2. Persoanelor care pot demonstra ca detin autoritatea legala de a actiona in numele dumneavoastra;
    3. In cazul in care este interesul nostru legitim sa facem acest lucru pentru a administra, extinde sau dezvolta activitatea Asociatiei Monumentum:

      1. in cazul unei fuziuni (transferam o parte a afacerii sau anumite bunuri) care au legatura cu pagina de internet la care va abonati, putem dezvalui datele dumneavoastra posibilului cesionar al respectivelor activitati sau bunuri, pentru a ne asigura ca respectiva activitate continua;
      2. in cazul in care Asociatia Monumentum (sau o parte substantiala din bunurile sale) este preluata de un tert, situatie in care datele personale detinute de Asociatia Monumentum vor constitui una dintre activele transferate;
    4. In cazul in care avem obligatia de a dezvalui datele dumneavoastra personale pentru a respecta o obligatie legala, orice solicitare legala din partea autoritatilor guvernamentale sau executive, si dupa cum poate deveni necesar pentru a indeplini anumite cerinte de securitate nationala sau de aplicare a legii sau a de preveni anumite activitati ilegale;
    5. Pentru a raspunde oricaror pretentii, pentru a ne proteja drepturile noastre sau ale unui tert, pentru a proteja siguranta oricarei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegala;
    6. Pentru a proteja drepturile, proprietatile sau siguranta Asociatiei Monumentum, a angajatilor sai, a beneficiarilor sai, a furnizorilor sau a altor persoane.
  7. Pastrarea datelor

    Asociatia Monumentum ia toate masurile necesare pentru a se asigura ca datele dumneavoastra cu caracter personal sunt prelucrate numai pentru perioada minima necesara pentru scopurile stabilite in aceasta Politica de confidentialitate. Astfel, Asociatia Monumentum va prelucra datele cu caracter personal pe toata durata relatiei de colaborare, iar ulterior pentru perioadele de timp prevazute in mod legal.

    Criteriile pentru determinarea perioadei de pastrare a datelor dvs. cu caracter personal sunt:

    1. Asociatia Monumentum va pastra copii ale datelor dvs. cu caracter personal intr-o forma care sa permita identificarea numai atat timp cat:

      1. pastram o relatie in curs de derulare cu dvs. (de exemplu, in cazul in care sunteti inclus in lista noastra de emailuri si nu v-ati dezabonat);
      2. datele dvs. cu caracter personal sunt necesare in legatura cu scopurile stabilite in aceasta Politica de confidentialitate si avem un temei legal valabil;
    2. In plus, in cazul in care sunt formulate actiuni legale relevante, este posibil sa continuam prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal pentru un astfel de timp suplimentar necesar in legatura cu reclamatia/actiunea respectiva.

    Dupa incheierea perioadelor de la punctele (a), (b) de mai sus, fiecare in masura in care este aplicabila, vom

    1. sterge sau distruge definitiv datele cu caracter personal relevante sau
    2. vom anonimiza datele cu caracter personal relevante.
  8. Securitatea datelor

    Asociatia Monumentum utilizeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru mentinerea confidentialitatii si securitatii datelor dvs. cu caracter personal. Totusi, va rugam sa aveti in vedere faptul ca aceste masuri de protectie nu se aplica informatiilor pe care dvs. alegeti sa le distribuiti in spatiul public, cum ar fi retelele de socializare apartinand tertilor.

    Datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate de personalul sau agentii nostri autorizati, numai in masura in care este necesar sa le cunoasca, in functie de scopurile specifice pentru care au fost colectate datele dvs. cu caracter personal.

    Stocam datele dvs. cu caracter personal in medii de operare care utilizeaza masuri rezonabile de securitate pentru prevenirea accesului neautorizat. Respectam standarde rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal.

  9. Drepturile persoanei vizate

    • Dreptul de a fi informat, de acces (persoana vizata are dreptul de a obtine o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, are dreptul de acces la datele respective).

      Acest drept poate fi limitat sau refuzat, motivul refuzului sau limitarii urmand a fi comunicat persoanei vizate.

    • Dreptul de rectificare (persoana vizata are dreptul de a obtine fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc). Tinandu-se seama de scopurile in care au fost prelucrate datele, are dreptul de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.

    • Dreptul la stergere (in situatiile in care:

      1. datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor,
      2. s-a retras consimtamantul si nu exista un alt temei juridic pentru prelucrare,
      3. persoana se opune prelucrarii si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea sau
      4. datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, persoana are dreptul de a obtine stergerea datelor care o privesc, fara intarzieri nejustificate).

      Acest drept poate fi limitat sau refuzat, motivul refuzului sau limitarii urmand a fi comunicat persoanei vizate.

    • Dreptul de a restrictiona prelucrarea – persoana vizata are dreptul la restrictionarea prelucrarii in urmatoarele situatii:

      1. contesta exactitatea datelor, pentru o perioada care permite operatorului sa verifice exactitatea datelor;
      2. prelucrarea este ilegala, iar persoana vizata se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;
      3. nu mai este nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar persoana vizata le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;
      4. persoana vizata s-a opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele legitime ale operatorului prevaleaza asupra drepturilor persoanei.
    • Persoana vizara are dreptul de a se opune in orice moment prelucrarii datelor in scop de marketing direct, de a nu fi supus procesului de luare a deciziilor automate, inclusiv profilarea - nu are acest drept in cazul in care decizia:

      1. este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre persoana vizata si Asociatia Monumentum;
      2. ste autorizata prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplica Asociatia Monumentum si care prevede, de asemenea, masuri corespunzatoare pentru protejarea drepturilor, libertatilor si intereselor legitime ale persoanei vizate;
      3. are la baza consimtamantul explicit al persoanei vizate.
    • Dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizata are dreptul de a primi datele cu caracter personal care il privesc si pe care le-a furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si are dreptul de a solicita Asociatia Monumentum sa transmita aceste date altui operator, fara obstacole din partea Asociatiei Monumentum, in cazul in care sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

      1. prelucrarea se bazeaza pe consimtamant sau pe un contract si
      2. prelucrarea este efectuata prin mijloace automate, mai exact in cazul in care acest lucru va fi posibil din punct de vedere tehnic
    • Dreptul de a adresa o plangere catre Asociatia Monumentum – persoana vizata poate adresa o reclamatie in cazul in care este nemultumita de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal sau de modalitatea de raspuns la solicitarile acesteia.

    • Dreptul de a depune plangere la Autoritatea de Supraveghere – persoana vizata are dreptul de a depune plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal daca este nemultumita de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal.

    • Dreptul de a se adresa justitiei – persoana vizata are dreptul de a se adresa instantelor competente daca este nemultumit de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal.

      Persoana vizata, se bucura de aceste drepturi, indiferent de temeiul prelucrarii datelor sale.

  10. Abonare la Newsletter

    Newsletterele Asociatia Monumentum sunt transmise cu asigurarea confidentialitatii si securitatii informatiilor. Acordul dvs, reprezinta temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu scopul trimiterii newsletterului, conform art. 6 alin. (1) lit. (a) din Regulamentul European.

    Optiunea cu privire la acordul emis catre Asociatia Monumentum poate fi modificata in orice moment:

    • prin contactarea Asociatia Monumentum in acest sens.
    • prin accesarea link-ului de dezabonare afisat in mesajele comerciale primite de la Asociatia Monumentum.

    Scopul prelucrarii datelor este informarea abonatilor despre serviciile, campanii, concursuri si alte evenimente create sau organizate de Asociatia Monumentum.

    In continuare, acceptati faptul ca putem salva informatiile cu privire la modalitatea prin care v-ati abonat la newsletter (de exemplu, din formularul de abonare sau dintr-un formular concurs), pentru a putea optimiza posibilitatile de abonare. In cazul in care, in cadrul inregistrarii, ne oferiti din propria initiativa date optionale despre persoana dvs. (adresare, prenume, nume), acceptati ca noi sa utilizam aceste date pentru a putea folosi o adresare personala in newsletter.

    Datele dumneavoastra vor fi stocate pentru o perioada de 2 ani de la momentul colectarii, sau pana la data retragerii consimtamantului dumneavoastra, in functie de care moment intervine primul. Datele dumneavoastra vor fi utilizate de catre noi pentru alte scopuri, doar daca ati fost de acord cu astfel de utilizari. Daca va dezabonati de la newsletterul Asociatiei Monumentum, datele profilului dvs. de abonat sunt sterse. In consecinta, nu veti mai primi newsletterul.

  11. Transferul datelor cu caracter personal

    Pastrarea si prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, asa cum sunt descrise mai sus, pot impune transferarea/transmiterea datelor dvs. cu caracter personal si/sau stocarea lor catre o destinatie din afara tarii tale de resedinta catre state din Uniunea Europeana („UE”) sau Spatiul Economic European („SEE”).

    Inainte de a face acest lucru, vom lua masurile necesare pentru a ne asigura ca datele personale vor beneficia de o protectie adecvata, conform legilor relevante privind confidentialitatea datelor si a politicilor interne ale Asociatiei Monumentum.

    In cazul in care transferul datelor cu caracter personal se va face si catre state din afara Spatiului Economic European si nu va sunt aplicabile niciuna dintre urmatoarele situatii: v-ati exprimat exprimat explicit acordul cu privire la transferul de date, transferul este necesar pentru executarea unui contract intre dvs si operator, transferul este necesar pentru incheierea unui contract sau executarea unui contract incheiat in interesul dvs., este important pe considerente de interes public, necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta, necesar pentru protejarea intereselor tale vitale sau ale altor persoane atunci cand dvs. nu aveti capacitatea juridica de va exprima acordul, transferul se realizeaza dintr-un registru care are scopul de a furniza informatii publicului, transferurile vor putea avea loc fie in baza unor decizii de adecvare emise de Comisie, fie daca statul in care vor fi transferate ofera garantii adecvate de protectie.

  12. Modificari aduse prezentei politici

    Ne rezervam dreptul de a aduce modificari practicilor noastre si prezentei politici in orice moment. Va rugam sa verificati site-ul cu regularitate pentru a putea vedea orice actualizari sau modificari aduse politicii noastre de confidentialiate.

    Prezenta politica de confidentialitate se completeaza cu alte politici/proceduri adoptate la nivelul Asociatiei Monumentum.

  13. Contact

    Pentru orice intrebari/observatii/clarificari cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, va rugam sa ne contactati la adresa de email: ambulanta@asociatiamonumentum.ro, tel: 0269 581 326.

Asociatia Monumentum

12 aprilie 2022